Privacyverklaring

Er zijn twee rollen, en het verschil is belangrijk voor waar je moet zijn met een verzoek.

Voor de inhoud van de mailbox is Vectel verwerker. De klant die Amy gebruikt bepaalt zelf welke mailbox gekoppeld wordt en wat er met de berichten gebeurt. Hij is verwerkingsverantwoordelijke, wij voeren uit wat hij opdraagt. Ben je door zo'n bedrijf gemaild en wil je weten wat er met jouw bericht is gebeurd, dan is dat bedrijf je aanspreekpunt. Wij helpen hen daarbij.

Voor accounts, aanmeldingen, facturatie en onze eigen logboeken is Vectel verwerkingsverantwoordelijke. Dat zijn gegevens die wij nodig hebben om de dienst te leveren en te kunnen verantwoorden.

Vectel

Gildetrom 23a, 3905 TB Veenendaal

KvK

42056192

Privacyverzoeken

privacy@vectel.nl

Als verwerker, in opdracht van de klant:

• De inhoud van binnengekomen berichten: afzender, onderwerp, tekst en het moment van binnenkomst.
• Wat Amy ervan maakte: de categorie, de urgentie, of er antwoord nodig is, en het concept-antwoord.
• De toegangsgegevens van de gekoppelde mailbox, versleuteld opgeslagen. Wij kunnen ze niet uitlezen zonder de sleutel, die buiten de database staat.

Als verwerkingsverantwoordelijke, voor onszelf:

• Accountgegevens: naam, e-mailadres, rol en inlogmethode.
• Aanmeldingen via het formulier op deze site: bedrijfsnaam, contactpersoon, telefoonnummer, e-mailadres en waar je Amy voor wilt gebruiken.
• Facturatiegegevens, als er een betaald abonnement loopt.
• Logboeken die we nodig hebben om te kunnen verantwoorden wat er gebeurd is: wanneer een beheerder van Vectel in een klantomgeving heeft meegekeken, en wanneer er gegevens verwijderd zijn.
• Een teller per e-mailadres en IP-adres om inlogpogingen af te remmen. Die vervalt vanzelf.

Om een bericht te kunnen indelen en er een antwoord bij te schrijven, gaat de inhoud van dat bericht naar een taalmodel. Afhankelijk van de instelling loopt dat rechtstreeks naar Anthropic of via de AI Gateway van Vercel. Dat is geen bijzaak in een privacyverklaring, dus we noemen het apart: de tekst van je mail wordt gelezen door een systeem van een derde partij om er een concept van te maken.

Amy verstuurt niets uit zichzelf zolang een mailbox in de standaardstand staat. Een klant moet autonoom antwoorden expliciet aanzetten, en klachten en offertes blijven ook dan altijd mensenwerk.

• Mail: maximaal 7 dagen. Die termijn gaat lopen op het moment dat wij een bericht opslaan, niet op de datum die de afzender in de mail zet. Die datum is namelijk te vervalsen, en dan zou een bericht met een verkeerde datum aan de opruiming ontsnappen. Na afloop wordt de inhoud verwijderd.
• Aanmeldingen: 30 dagen na afhandeling, of die nu is goedgekeurd of afgewezen.
• Accountgegevens: zolang het account bestaat. Zegt een klant op, dan verdwijnt de omgeving met alles erin.
• Van de logboeken blijft alleen staan wat nodig is om te kunnen verantwoorden dat er iets gebeurd is, zonder de inhoud die erbij hoorde.

Alles staat in de Europese Unie. De database draait bij Neon in Frankfurt, de applicatie bij Vercel met verwerking in de EU.

Wij schakelen deze partijen in:

• Vercel: hosting van de applicatie.
• Neon: de database.
• Anthropic of de AI Gateway van Vercel: het indelen en opstellen.
• Stripe: betalingen, alleen bij een betaald abonnement.
• Upstash: de teller die inlogpogingen afremt.
• EmailEngine: alleen nodig voor mailboxen bij Google of Microsoft, waar de koppeling via die partij loopt. Een gewone IMAP-mailbox gaat rechtstreeks.

• De inhoud van mail staat versleuteld in de database, met een sleutel die daar niet naast ligt.
• Verkeer van en naar de applicatie gaat over TLS.
• Beheerders van Vectel kunnen niet inloggen zonder tweede factor.
• Kijkt een beheerder mee in een klantomgeving, dan wordt dat vastgelegd en verloopt die toegang vanzelf na dertig minuten.

Deze site gebruikt geen trackingcookies, geen advertentiecookies en geen bezoekersstatistieken. Er staat dus ook geen cookiebanner: die zou je iets vragen wat wij niet doen.

Wat er wel is: een voorkeur voor licht of donker, en een sessiecookie nadat je bent ingelogd. Allebei nodig om de dienst te laten werken.

Je hebt recht op inzage in je gegevens, op correctie, op verwijdering, op beperking van de verwerking, op bezwaar en op overdracht van je gegevens. Vraag het aan via privacy@vectel.nl.

Gaat het om een bericht dat jij hebt gestuurd naar een bedrijf dat Amy gebruikt, dan is dat bedrijf de verwerkingsverantwoordelijke. Meld je bij hen; wij ondersteunen hen bij de afhandeling. Weet je niet bij wie je moet zijn, mail ons dan en we wijzen je door.

Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Verandert er iets aan wat we verwerken of hoe lang we het bewaren, dan passen we deze pagina aan en verzetten we de datum bovenaan.